Interview mit Gabriele Herlitschka

Seit 1. Februar 2021 steht Gabriele Herlitschka dem Stadtmagistrat als Leiterin vor. Im ausführlichen Interview mit ibkinfo.at stellt sie ihre Ideen, Wünsche und Vorstellungen für die Stadtverwaltung vor.

Ibkinfo.at: Sehr geehrte Frau Herlitschka, zuallererst recht herzliche Gratulation zu Ihrer Bestellung zur Magistratsdirektorin. Was waren die Beweggründe für Ihre Bewerbung?

Gabriele Herlitschka: Herzlichen Dank zunächst für den freundlichen Glückwunsch.

Ich bin mir ja durchaus auch dessen bewusst und habe großen Respekt vor der Aufgabe, weil es schon eine große Aufgabe ist.

Erstens einmal so eine große Einheit wie den Stadtmagistrat Innsbruck leiten zu dürfen und das Dürfen ist auch eine Verantwortung, die mich respektvoll macht, weil es eine wirklich große Aufgabe ist - und eine sehr wichtige Aufgabe.

Sie haben vor Ihrem Auftritt mehrmals das Schlagwort Gestaltungsspielraum bemüht. Was genau verstehen Sie darunter?

Das Thema Gestaltungsmöglichkeit ist schon seit jeher etwas, was mich einfach reizt, beflügelt, anfeuert. Da habe ich das Privileg gehabt, dass ich in den letzten 20 Jahren schon in einem Bereich arbeiten habe dürfen, der viel, viel individuellen Gestaltungsspielraum und auch Gestaltungsspielraum für eine relativ große Einheit mit inzwischen über 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geboten hat. Aber das ist jetzt natürlich eine unvergleichlich größere Dimension.

Wie schwer fällt Ihnen der Abschied?

Durchaus schwer! Es ist schon eine ganz prägende Zeit gewesen und das auch keine einfachen Jahre. Man könnte auch sagen, ich bin es gewöhnt, dass mein Arbeitsleben kein Spaziergang ist. Aber was wunderschön daran war und in meiner Erinnerung bleiben wird, ist, dass es eine unheimlich sinnvolle und auch sinnstiftende Aufgabe ist.

Wir wissen dort jeden Tag, worum wir uns bemühen. Und es ist so viel dort gelungen - in dieser Einheit Kinder- und Jugendhilfe - und das ist weit keine One-Woman-Show gewesen, sondern das ist ein ganz wertvolles Miteinanderwirken und ein echtes Team-Leben und kritisches Sich-Hinterfragen, damit wir keine blinden Flecken kultivieren. Und insofern ist der Abschied von dieser Aufgabe - das war kein Job, das ist eine Aufgabe, genauso wie die Magistratsdirektorin gewiss kein Job ist, sondern eine Aufgabe - das ist durchaus auch mit einem traurigen Auge verbunden. Aber ich weiß, dass die Kinder- und Jugendhilfe exzellent aufgestellt ist und sie so gut zusammenarbeiten, dass ich auch guten Gewissens jetzt gehen und mich einer neuen wichtigen Aufgabe zuwenden kann.

Eine innere Verbundenheit wird natürlich immer dableiben. Ich bin ja selber auch gelernte Sozialarbeiterin, also natürlich gibt es da eine besondere Verbundenheit. Und nach 20 Jahren so etwas zu verleugnen, das käme mir nie in den Sinn.

Worin sehen Sie die Unterschiede zwischen Ihrer bisherigen und Ihrer zukünftigen Tätigkeit?

Es ist nach der langen Zeit im Sozialbereich, wo es auch einen besonderen Zusammenhalt innerhalb der Szene gibt und einen sehr regen Austausch, auch stark vernetztes Arbeiten mit den vielen Kooperationspartnerinnen und Kooperationspartnern so, dass ich mich da schlicht auch auf eine Erweiterung dieses Kreises freue. Es werden ganz andere Vernetzungspartner jetzt für mich wichtig werden und ich freue mich auf das Kennenlernen, ich freue mich, damit verbunden, natürlich auf den anderen Gestaltungsspielraum. Das ist schlicht und ergreifend auch der Zauber des Neuen.

Neben dem Gestaltungsspielraum haben Sie auch den Begriff „blinder Fleck“ angeführt. Wie wollen Sie gestalten ohne dabei blinde Flecken zu produzieren?

Also, ich hoffe möglichst wenig blinde Flecken zu kultivieren. Die Aufgabe insgesamt ist schon in ihrer Komplexität wirklich respekteinflößend und sie ist etwas, wo man in mancher Situation fast einen Zauberstab bräuchte, damit es allzeit für alle gut gelingt. Was für mich ganz wichtig ist, ist auch das Bewusstsein, dass ich schlicht in aller Bescheidenheit genau weiß, dass ich nicht alles wissen kann. Und das ist auch jetzt der große Schritt vom absoluten Fachexpertentum, was in einer Einheit mit über 50 Leuten noch geht, hin zur Leitung von einem richtig großen Betrieb mit annähernd 1.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Das heißt, direkt ins Expertenwissen kann ich unmöglich in allen Bereichen gehen. Wie kann man das dann gestalten? Für mich ist transparente Information und Kommunikation ganz essentiell. Ich brauche die verschiedenen FachexpertInnen zu einem Fachthema an einem Tisch.

Wir müssen da offen sprechen miteinander. Wir müssen gemeinsam mit einem kritischen aber zielorientierten Blick auf die Dinge eingehen, uns den Themen annähern. Und in Sachen Informationsweitergabe, das ist mir auch ganz wichtig, das mit Blick auf alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weiter auszugestalten. Also es wird sicher jetzt dann in meiner Funktionszeit öfter die berühmten Rundmails geben, die jetzt auch nicht das Gelbe vom Ei sind für alles - aber es braucht Information. Ich wünsche mir, dass wir eine Kultur miteinander etablieren und leben, wo man gerne mitdenkt, wo wir uns auch identifizieren mit dem großen Ganzen. Das mag jetzt vielleicht recht blumig klingen, aber das sind tatsächlich Grundwerte, die mich zutiefst prägen.

Sie sprechen von den MitarbeiterInnen. Welche Rolle spielen die MitarbeiterInnen im Stadtmagistrat?

Das ist mein Grundthema. Ich bin überzeugt davon, dass wir alle, die wir im Stadtmagistrat Innsbruck arbeiten, jeden Tag sinnerfüllt arbeiten können. Weil wir entweder für die Bürgerinnen und Bürger unserer Stadt arbeiten oder auch, so wie viele gerade in der MA I, in der Magistratsabteilung I, für die Kolleginnen und Kollegen im Haus. Und gar nichts funktioniert, wenn da nicht jeder ihre/seine Rolle wahrnimmt. Das ist auch etwas, was mich bisher sehr geprägt hat und wovon ich zutiefst überzeugt bin, dass das eine sinnstiftende und erfüllende Aufgabe ist, für jede und jeden einzelnen in seinem Fachbereich.

Das fängt beim Posteinlauf an, ohne den wir schlicht und ergreifend nicht arbeiten beginnen können, weil es kommen immer noch genug wichtige Poststücke nicht elektronisch, sondern physisch. Das geht weiter bei den Amtsboten, ohne jene erhalten zum Beispiel die Außenstellen keine Post. Es geht weiter bei der IT, ohne die wir alle miteinander nicht mehr arbeiten können, schon gar nicht in einem Zeitalter wo es massiv um Prozesserhebung und Digitalisierung geht.

Das spielt sich in der Kommunikation: Wenn über unsere Aufgaben nicht gut berichtet wird, dann haben die Bürgerinnen und Bürger auch nicht das entsprechende Bild und das Wissen über unsere Leistungen. Das sind die ganzen Fachaufgaben nach innen und nach außen.

Bürgerinnen und Bürger, die kommen, der geflügelte Spruch, „Von der Wiege bis zur Bahre“. Das sind wir im Stadtmagistrat! Mit all den Themen, die sich im Laufe eines Lebens stellen, dafür wünsche ich mir, dass unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als selbstbewusste, weil kompetente AnsprechpartnerInnen für die Bevölkerung da sind.

Das ist dann nicht immer leicht. Man kann nicht alle Wünsche erfüllen, aber dabei ist es dann auch wichtig, dass man kompetent und entsprechend den gesetzlichen Vorgaben, möglichst rasch richtig die Auskunft erteilt, die die Bürgerin, der Bürger braucht, um weiter planen zu können. Das kann nicht immer ein „Ja" und eine Wunscherfüllung sein, aber mein Anspruch ist auch: Im schlechtesten Fall bin ich nur höflich, im besseren Fall geht es auch freundlich. Und das gilt, meiner festen Überzeugung nach, auch in der Begegnung mit Bürgerinnen und Bürgern. Und das zu leben, davon bin ich überzeugt, ist für jeden einzelnen, im Wissen um seine Wichtigkeit und um seinen Wert für das große Ganze, eine sinnerfüllende Berufstätigkeit.

Das man darüber hinaus in Zeiten einer, eigentlich der größten Wirtschaftskrise seit dem 2. Weltkrieg, mit dem Thema „sicherer Arbeitgeber" auch noch zusätzlich punkten, dass wir diverse Zusatzleistungen anbieten, die für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen hohen Wert darstellen, das stimmt natürlich auch. Aber ich bin jetzt tatsächlich bei der inneren Haltung für das, was uns einen Sinn gibt in der beruflichen Tätigkeit und das sehe ich ganz, ganz viel.

Das heißt, Sie wollen auch einen Kulturwandel bei den Werten innerhalb der Verwaltung erwirken?

Da werde ich fast ein bisschen pathetisch zu solchen Themen. Aber ich bin eine stark wertebasierte Persönlichkeit. Grundwerte, wie „Weniger-auf-Gerüchte-Geben“ und „Mehr-nach-Fakten-Fragen“, dafür finde ich, sollen wir Führungskräfte auch da sein, dass man im Fall des Falles, auch durch Sachinfo für Aufklärung sorgt, bevor man sich irgendwo zu sehr mit Gerüchten belasten muss, weil es ist auch eine Belastung, das schafft Unsicherheit.

Ich bin es gewohnt in einen kritischen Diskurs zu gehen, das dient der Sache um - da strapaziere ich noch einmal die blinden Flecken - um uns gegenseitig vor blinden Flecken zu bewahren. Dafür braucht es einen ehrlichen Umgang miteinander, einen aufrichtigen Umgang miteinander, da geht es um ganz alte bodenständige Werte, wie Vertrauen und Zutrauen.

Jetzt bin ich nicht naiv und glaube, das kann man jetzt einfach so aus dem Ärmel schütteln und dann sind alle vertrauensvoller miteinander. Aber ich biete mich mit dieser Grundhaltung auch den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ehrlich an und da geht es um eine Kultur von ehrlichem Feedback, von ehrlicher Rückmeldung, von ehrlicher Wertschätzung. Dort wo Dinge gut gelingen, wo sich jemand mit allem was er hat ins Zeug schmeißt, damit was gut gelingt.

Da geht es auch um eine Kultur von „Ehrlich-Kritik-Anbringen-Dürfen“ und „Sich-auch-Trauen“ und einem Gegenüber, das in der Lage und Willens ist so ein ehrliches Feedback auch anzuhören. Das sind alles Themen, die sind nie fertig in der Bearbeitung. Das ist ein tägliches „Sich-Bemühen", aber ich bin zutiefst überzeugt davon, dass uns so eine Kultur des Miteinanders weiterbringt - und dafür stehe ich. Im Moment habe ich schon den Eindruck, es ist ein Riesenberg an Aufgaben vor mir, aber ich möchte auch die Dienststellen besuchen und sie kennenlernen - vor allem die, die ich noch nicht kenne.

Da geht es gerade auch um Außenstellen und ich nehme mir das fest vor, Besuche zu machen und freue mich über Einladungen dazu. Ich möchte in einen Dialog gehen. Ich werde nicht in der Lage sein, mit 1.800 Leuten in einem permanenten Dialog zu sein. Aber eine Gesprächskultur, die darauf beruht, dort zu hinterfragen, wo Dinge nicht schlüssig wirken oder sich in ihrer Logik einfach noch nicht erschließen. Auch mit der Demut nicht alles wissen zu können.

So wie wir an die Dinge herangehen und dazu lade ich ein: mich beim Wort zu nehmen und es wird natürlich auch dann viel über die ReferentInnen, über die Amtsvorstände und Amtsvorständinnen, über die Abteilungsleitungen gehen, ganz klar.

Wir haben ein hierarchisches Führungssystem und das macht auch viel Sinn, weil mal eben nicht in der Lage ist ständig mit 1.800 Menschen zu kommunizieren. Aber da, wo es wirklich wichtig ist, da will ich da sein für Gespräche und zu dieser Kultur des Miteinander lade ich ein. Weil wir einfach wirklich, und das sage ich jetzt als „zuagroaste" Salzburgerin, in einer wirklich super lebenswerten, schönen und lebendigen bunten Stadt leben. Und dazu unseren Beitrag zu leisten, dass die so bleibt und womöglich da und dort noch besser wird, weil wir ja auch alle ständig am Puls von der gesellschaftlichen Entwicklung sind. Das ist schon eine wirklich schöne Aufgabe – und auf die freue mich zusammen mit allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Interessierte sehen, dass Ihnen Kommunikation ein großes Anliegen ist. Wie wichtig sind dabei städtischen Kommunikationsplattformen?

Da hat sich die ganze Kultur einfach sagenhaft verändert, in eigentlich relativ wenigen Jahren.  Die vielfältigen Informationskanäle, die die Stadt Innsbruck auch anbietet und bedient, sind total wichtig, um einfach auch möglichst viele Bürgerinnen und Bürger mit ihren Interessen und mit ihren Wegen sich Information zu beschaffen, gut anzusprechen.

Es ist auch ein Thema, wenn unvorhergesehene Dinge oder Katastrophen passieren, wo wir einfach noch einmal als wichtige Einheit der Daseinsvorsorge die Menschen erreichen können - auf einem schnellen Weg. Und auch in dem Licht ist es ein wichtiger Kanal in jeder Hinsicht.

Was denken Sie über Thema Digitalisierung?

Digitalisierung ist ein viel gepflegtes Schlagwort überall und manchmal glaube ich, läuft es fast ein bisschen Gefahr, dass es schon abgedroschen wirkt, weil natürlich brauchen wir Digitalisierung, ist ja klar. Wie wir es dann aber angehen, konkret, die Aufgaben sind meiner Überzeugung nach ja nach auch Aufgabenfeld, höchst unterschiedlich. Und das bildet sich auch im Magistrat ab.

Wir haben ganz unterschiedliche Ausgangsbasen in verschiedenen Organisationseinheiten, in verschiedenen Dienststellen. Da ist teilweise schon ganz viel geschehen und teilweise noch ganz wenig. Ein wichtiger nächster Schritt wird das Fortführen der sogenannten Prozesserhebung sein, das heißt was macht wer und wie macht er das. Das gehört aufgezeichnet, erhoben und wir haben dazu auch schon Werkzeug angeschafft:

Ein digitales Tool, dass die Aufzeichnung in schematischer Form dieser Prozesse gut ermöglicht. Dahingehend werden wir massiv Schwerpunkte setzen im Laufe dieses Jahres und das wird auch die Basis sein für das Vorantreiben unserer Digitalisierungsschritte. Was das ganz Wichtige, meiner Überzeugung nach ist, ist dass wir als kommunale Verwaltung niemals alles nur digital anbieten können oder gar sollen. Mein Grundverständnis für eine gute funktionierende kommunale Verwaltung ist, dass wir für die Bevölkerung mit all ihren Bedürfnissen gute kompetente freundliche AnsprechpartnerInnen sind. Es wird also auch weiterhin Leute geben, die digital nicht wollen, sondern die persönlich hereinkommen wollen, einen Termin haben wollen und ein freundliches Gespräch, wo sie gut darüber aufgeklärt werden, was sie mit Ihrem Anliegen tun können und tun müssen.

Und darüber hinaus gibt es Leute, die sehr digital-affin sind und wo wir für sie ein tolles Angebot schaffen wollen. Und das mit all den Themen, barrierefrei, einfach, gut zum Durchnavigieren, gut auf mobilen Endgeräten auf Smartphones nutzbar - all diese Dinge.

Was wir anstreben und was auch in der Organisationsentwicklungsgruppe, die ja seit 2020 läuft und wo ich auch Mitglied sein durfte, schon immer ein wichtiges Thema war, ist, dass wir sämtliche Formulare auch in der Hinsicht überarbeiten, dass unterm Strich dasselbe Formular entweder bei einem digitalen Amtsweg verwendet wird, vom Nutzer selber, von der Bürgerin, vom Bürger oder aber auch wenn BürgerInnen hereinkommen wollen, jemand aus der jeweiligen Dienststelle, um die es geht, hilft anhand dieses Formulars die Wünsche aufzunehmen und dann zu bearbeiten, damit wir da auf demselben Gleis unterwegs sind, aber eben analog oder digital - je nach Wunsch auch von den betroffenen Menschen.

Auch die Stadtverwaltung war von der Covid-19 Pandemie betroffen. Wie gut hat die Stadtverwaltung im März 2020 reagiert bzw. was können wir aus diesen Erfahrungen für die Zukunft mitnehmen?

Also, alles in allem bin ich wirklich überzeugt davon, dass da ganz viel exzellent gelungen ist. Man mag den Europäern insgesamt gutgläubige Naivität vorwerfen: Wir haben im Februar zum größten Teil noch die Berichte aus China und aus Wuhan gesehen und haben uns gedacht, „ja schlimm, aber wir sind ja in Europa“, insofern hat es uns schon ziemlich schnell nachher dann relativ eiskalt erwischt und dieses Wochenende Mitte März, glaube ich, wird keiner mehr vergessen, der irgendwie mit der Organisation von Abläufen zu tun gehabt hat. Da ist ganz, ganz viel gelungen - ziemlich aus dem Stand raus - und insofern nehmen wir da auch sehr viel gute Erfahrung aus diesen wichtigen und gelungenen Organisationschritten mit. Was ich für die Zukunft daraus zum Ableiten ganz klar sehe ist:

Wir sind ziemlich von Corona in Sachen Etablierung Homeoffice rechts überholt worden, was ich persönlich sehr befürworte, weil das auch ein ganz ein wichtiges Thema ist, wo es auch an der Zeit war, dass wir neue Akzente setzen. Es ist mit ganz viel Zusammenwirken von verschiedenen Dienststellen, gerade auch von der IT, in kürzester Zeit gelungen ganz viele Arbeitsplätze Homeoffice-tauglich auszustatten.

Wir sind da jetzt in der Konsolidierungsphase, nach und nach würde ich einschätzen. Es geht auch darum, dass man da die Rahmenbedingungen noch ein bisschen weiter ausdefiniert. Was ich auch als ganz deutliches Thema dabei sehe, ist, wenn wir bei Homeoffice bleiben werden, tageweise, zum Teil halbwöchentlich, je nachdem was die jeweilige Aufgabe auch ermöglicht, dann ist zum Beispiel das Thema der Erreichbarkeit für Bürgerinnen und Bürger und auch für Kolleginnen und Kollegen im Haus ein ganz Wichtiges, das sich dadurch jetzt erst neu auftut.

Und es werden dadurch diverse Personen, die Auskunft geben für Anrufer, ganz wichtig werden. Es werden Übersichtstabellen ganz wichtig werden, wer ist wann wo wie erreichbar. Wir werden uns überlegen müssen, ob wir entweder mit Diensthandys noch mehr ausrüsten oder aber mit der Umstellung der Telefonanlage auf Skype for business die telefonische Erreichbarkeit besser gewährleisten werden können. Aber für BürgerInnen ist es sicher nicht zufriedenstellend, wenn Sie anrufen, jemanden versuchen zu erreichen und dann hören: „Nein, der ist im Homeoffice.“ Das genügt einfach nicht, da braucht man dann dazu „ist heute im Homeoffice, sie können ihn heute per E-Mail erreichen, die E-Mail-Adresse lautet so und so" oder aber „er ist morgen, übermorgen wieder persönlich im Amt erreichbar und da erreichen Sie ihn unter der Telefonnummer sowieso." Wir werden uns diesbezüglich in Sachen Beauskunftung sicher neu aufstellen müssen.

Gibt es darüber hinaus weitere Aspekte, mit denen sich die Verwaltung auseinandersetzen muss?

Sicherheitskonzepte sind auch schon länger ein Thema. Da haben wir ebenfalls durch die Corona-Situation und die damit verbundenen Zutrittskontrollen, die dadurch erst eingeführt worden sind, auch neue Anregungen gewonnen und stellen fest, dass es eigentlich im Großen und Ganzen sehr gut funktioniert.

Das wird sicher auch ein Thema sein, dass wir infolge im Dialog mit der Politik auch besprechen werden und weiter planen werden, was wir in Zukunft machen, mit dem Thema Sicherheitskonzept und Zugangskontrollen. Das ist auch ein Thema, das bei weitem nicht in Innsbruck allein eines ist, sondern das leider auch nach manchen sehr schwerwiegenden und gewalttätigen Vorfällen in anderen Bundesländern auch bei uns ein Thema ist. So wie in anderen Bundesländern und Städten.

Bei den Gerichten zum Beispiel: Auch dort kennt jeder die Zugangskontrollen. Da einen moderaten Weg zu finden, der trotzdem bürgernahe Verwaltung weiterhin ermöglicht, aber eben auch für einen notwendigen Schutz, wo eben notwendig, sorgt.

Frauen in Führungspositionen ist ein wiederkehrendes Thema. Sehen Sie sich als Quotenfrau?

Mit Sicherheit nicht! Also dazu lache ich wirklich locker. Ich habe drei Ausbildungen fertig, das ist die Sozialarbeiterin, die Juristin und ein Master in Supervision, Coaching und Organisationsentwicklung. Quotenfrauen zeichnen sich für mich dadurch aus, dass sie, wenn man das negative Klischee strapazieren will, dass sie kraft ihres Frauseins an eine Funktion kommen und das stelle ich für mich ganz klar in Abrede.

Es freut mich, dass ich als erste Frau diese Ehre habe, diese wichtige Funktion der Magistratsdirektorin ausfüllen zu dürfen, aber ich bin überzeugt davon, dass ich exzellent qualifiziert bin dafür und ich habe die Demut, die ausgeprägte Demut, trotz dieser Mehrfach-Qualifikation, die Schwierigkeiten und großen Herausforderungen, die mit der Aufgabe verbunden sind, sehr wohl zu sehen.

Das wird wirklich kein Spaziergang. Wegen der Corona-Pandemie, wegen der dadurch verursachten Wirtschaftskrise, es ist auch klar, dass wir in politisch anspruchsvollen Zeiten leben. Das war auch in meiner Bewerbung schon ein Thema.

Die Funktion der Magistratsdirektorin ist die Leitung des inneren Dienstes, also ganz klar die Ausrichtung auf die innere Verwaltung, auf das Funktionieren, auf das Arbeiten an einer Verbesserung der Abläufe innerhalb des Stadtmagistrats. Ich bin keine gewählte Mandatarin.

Meine Aufgabe ist es aber Bindeglied zu sein zur Politik und das lege ich ganz klar als überparteiliches Arbeiten an. Ich bin ideologisch niemandem verpflichtet und habe darauf auch in der Zeit in der Kinder- und Jugendhilfe immer großen Wert gelegt. Ich habe auch im Laufe der Jahre mit Politikerinnen und Politikern aller Couleurs, fast aller Couleurs, zusammenarbeiten dürfen und das war auf dieser Basis Facharbeit auch mit allen ausgezeichnet möglich. Ich wünsche mir, das so fortführen zu können und bin auch damit in die Bewerbung gegangen. Das war auch beim Hearing ein Thema.

Ich sehe mich da als überparteiliche Magistratsdirektorin, die für Rat gerne zur Verfügung steht, dort wo er gewünscht ist und aber klar mit der Ausrichtung auf die innere Verwaltung. Und ich denke, es werden spannende Zeiten sein. Aber auch der Herr Bürgermeister hat gerade in einem Gespräch gestern gesagt: "Die Verwaltung soll gut ihre Aufgaben vollziehen können."  Es ist für ihn ganz klar das Bekenntnis, dass das die Aufgabe des Magistrats ist und insofern fühle ich mich da absolut bestärkt von ihm, auch darin, wie ich die Rolle anlegen wollte und werde.

Vielen Dank für das Gespräch!

Das Interview als Video mit Magistratsdirektorin Mag.^a Gabriele Herlitschka, MSc: